Erfolgreiches Website Kick-Off-Meeting

Sie haben Kunden innerhalb oder ausserhalb Ihres Unternehmens, die Sie mit der Umsetzung einer Website beauftragt haben? Wir zeigen Ihnen hier einige Grundsätze für den erfolgreichen Kick-Off.

Es gibt viele Arten, eine neues Webprojekt zu starten. Ein Kick-Off-Meeting gehört meistens jedoch zu den ersten Dingen, die auf der Tagesordnung stehen sollten. Dieses Meeting ist für die weitere Umsetzung des Auftrages von zentraler Bedeutung.

Welche Fragen müssen geklärt werden? Was sollte die Agentur vorbereitet haben? Und wie lange dauert ein solches Meeting normalerweise? Wir bieten hier einen Leitfaden für einen erfolgreichen Auftakt.

Vorbereitung

Ein erfolgreiches Projekt hat nichts mit Glückspiel zu tun. Es erfordert eine akribische und umfangreiche Planung. Nehmen Sie sich Zeit und gehen Sie wie folgt vor:

1. Festlegung der Ziele des Meetings
2. Festlegung der Teilnehmenden (siehe unten "Teilnehmende")
3. Festlegung der Traktanden
4. Festlegung der Meetingdauer
5. Reservierung des Sitzungszimmers
6. Einladung der Teilnehmenden
7. Versenden der Traktanden
8. Vorbereiten der Unterlagen

Teilnehmende

Wenn immer möglich bringen Sie an den Tisch, wer schliesslich auch direkt mit dem Projekt zu tun hat: Von Agenturseiten sind dies neben Ihnen eventuell Webdesigner, Texter, Programmierer und die entsprechenden Berater. Aber auch von Kundenseite ist die Anwesenheit aller Entscheidungsträger wichtig. Sie verleiht dem Projekt die nötige Relevanz und schafft für die weiterführende Kommunikation ein optimales und angenehmes Klima, das Ihnen über das gesamte Projekt Kosten sparen wird.

Kurz:

• Projektleiter, der auch durch die Sitzung führt (Agenturseitig)
• Alle betroffenen Schlüsselmitglieder des Kreativteams
• Repräsentanten aller betroffenen Geschäftsfelder
• Alle Schlüsselpersonen und Entscheidungsträger

Ablauf

Einer der wichtigsten Bestandteile eines erfolgreichen Auftaktes ist, wie so oft, die Kommunikation. Noch fehlen strukturierte und zu Ende gedachte Konzepte. Die Aufgabe der Projektleitung ist es, die angebrachten Wünsche festzuhalten und so zu formulieren, dass sie intersubjektiv verständlich werden.

Ein erfolgreiches Kick-Off-Meeting schafft Klarheit bezüglich der Projektziele und der Verantwortlichkeiten. Es sollte mindestens zwei Stunden lang sein.

Die Projektleitung übernimmt dabei eine Moderatorfunktion. Damit das Meeting innerhalb der gesetzten Zeit so fruchtbar wie möglich ist und keine wichtigen Fragen ausgelassen werden, nennen Sie direkt am Anfang den vorgegebenen Zeitrahmen und den Fahrplan der Sitzung. Stay to the script.

1. Begrüssung

Begrüssen Sie alle Teilnehmenden. Sprechen Sie die Ziele und die Traktanden nochmals an. Nicht jeder hat die Einladung sicher gelesen.

2. Vorstellung

Jeder soll sich selber vorstellen. Ein Agenturmitarbeiter soll beginnen, um den Kunden eine typische Vorstellung zu präsentieren.

Dazu gehört:

1. Name
2. Funktion inklusive Erklärung
3. Erwartungen an das Projekt (Befürchtungen, Hoffnungen)

3. Kennenlernen

Fragen Sie den Kunden aus. Formale Fragen sind zum Beispiel:

• Welche Sprache hat die Website?
• Wo wird die Website momentan gehostet?
• Welche aktuellen Unterlagen bestehen?
• Welche Qualität haben diese Unterlagen

Inhaltlich müssen Sie zudem sicherstellen, dass Sie die Unternehmung kennen. Hier sollten keine Fragen gestellt werden, die mit einem Blick auf die Website beantwortet wären. Das zeugt von schlechter Vorbereitung. Was aber interessieren kann:

• Welche Marketinganstrengungen werden gemacht?
• Gibt es ein CI oder ein CD Manual?
• Welche Leute arbeiten im Marketing?
• Wie sieht die Firmenvision aus?

4. Zielgruppe

Finden Sie heraus, mit welchen Kunden Ihr Kunde zusammenarbeitet. Woher kommen diese Kunden? Gibt es mehrere Segmente? Wie werden Sie auf das Angebot Ihres Kunden aufmerksam? Wie aktiv wird die Website genutzt und wie aktiv soll sie künftig für Akquise genutzt werden?

5. Inhalte der Website

Eine Technik zur Definition des Inhaltes ist auch die Beantwortung vier einfacher Fragen:

1. Was will der Besucher wissen?
2. Was will der Besucher machen?
3. Was wollen wir, dass der Besucher weiss?
4. Was wollen wir, dass der Besucher macht?

Nun sind die Grundfragen der Website geklärt. Nun sind Sie froh um ein Whiteboard. Zeichnen Sie auf, wie Sie die Informationen strukturieren würden. Optimal in einem Seitenbaum. Auch Mindmaps können hier nützlich sein.

Während Sie zusammen mit Ihrem Kunden der Frage nachgehen, welche Seiten nun eigentlich unbedingt vorkommen müssen und wie diese strukturiert sind, können Sie stets wieder auf die definierten Ziele und die definierte Zielgruppe der Website referenzieren. Die Struktur der Seite sollte stets den Besucherwunsch und nie die Firma Ihres Kunden abbilden.

6. Organisation der Zusammenarbeit

Wo in konventionellen Agenturen stets ein Account Manager für seine Kunden zur Verfügung steht, setzen progressivere Agenturen eher darauf, dass jeder Mitarbeiter der Agentur beim Kunden direkt selber nachfragen soll.

Wir bei Tincan Hello empfehlen ein Hybridmodell. Machen Sie sich klar, wem Sie Rechenschaft ablegen müssen (im Optimalfall eine Person) und informieren Sie ihr Team, dass Sie als Kontaktperson und Projektleiter als erste Instanz anzusprechen und zu fragen sind.

Kommunikative Mitarbeiter sollten Sie jedoch in das Projekt miteinbinden und Ihnen auch einen direkten Zugang zum Kunden gewähren, um Fragen unter Fachpersonen klären zu können, ohne einen kommunikativen Informationsverlust zu riskieren.

7. Projektfahrplan

Kurz und knapp schlagen Sie hier dem Kunden vor, in welchem Rahmen das Projekt ungefähr bewerkstelligt werden kann. Planen Sie umfangreich. Besonders bei mehrsprachigen Websites die eine oder zwei zusätzliche Runden über ein Übersetzungsbüro benötigen. Sprechen Sie auch stets in Monaten, um sich nicht auf ein einzelnes Datum fixieren zu müssen. Sollte der Kunde einen realistischen finalen Termin anstreben, an dem die Seite unbedingt online sein muss, planen Sie mindestens zwei Wochen Reserve davor ein.

Ein Beispiel:

• Januar: Konzeption der Seite (Was muss wo stehen? Welche Seiten gibt es?).
• Februar / März: Erstellen des Webdesigns (Look and Feel). Umsetzen administrativer Arbeiten wie Verträge mit Payment-Diensten, etc.
• April / Mai: Erstellen der Assets (Filme, Texte, Bilder). Redigierung und Nachbearbeitung.
• Juni: Übersetzen der Texte.
• Juli/August: Programmieren der Website. Online-Stellen der Stage-Version / Demo-Version.
• September: Letzte Anpassungen gemäss Kundenwünschen. Planung der Release-Kommunikation.
• Oktober: Release, Beobachtung des Nutzerverhaltens.
• November: Anpassungen an User Journey falls Erkenntnisse in der Beobachtung gewonnen wurden

8. Varia

Geben Sie dem Kunden unbedingt noch eine Möglichkeit, sich zu gewissen Punkten zu äussern. Sollte dem Kunden während der Sitzung noch ein zu besprechender Punkt auffallen, kann er diesen am Schluss äussern oder Sie können ihn dazu anweisen, sich diesen Punkt zu notieren und am Schluss nochmals aufzugreifen.

Kick-Off Nachbereitung

Nehmen Sie sich vor dem Versenden des Sitzungsprotokolls genug Zeit um, über das Projekt nochmals in Ruhe schlafen zu können.

Danach nehmen Sie Ihre Notizen und schicken allen Teilnehmer ein Protokoll, das folgende Fragen beantwortet.

1. Eine Zusammenfassung der disktuierten Inhalte
2. Ein Zeitplan der einzelnen Subtasks
3. Eine Übersicht und Kontaktangaben der nun beteiligten Personen
4. Formale Angaben wie Sprache, Hostingprovider etc.
5. Die Ziele des Website Projektes
6. Eine Zielgruppendefinition
7. Die definierten Inhalte der Website.
8. Ein Backlog: Was machen wir momentan nicht. Was könnte noch zu einem späteren Zeitpunkt angeschaut werden.

Schlusswort

Mit diesem Leitfaden haben wir Ihnen hoffentlich eine Hilfestellung gegeben, die Ihnen ermöglicht, einen erfolgreichen Start in eine spannende Zeit zu finden. Zögern Sie nicht, bei Fragen ungeniert auf uns zuzukommen.